Effizienz und Komfort mit der Cloud-Telefonie

NutzerInnen wurden von Anfang an mitgenommen

„Wir sind überzeugt, dass eine neue Technologie in Kombination mit gezielter Anwenderbegleitung der Weg zum Erfolg ist. Denn eine nichtgenutzte Technologie ist stets die teuerste.“ erklärt Florian Schröder.

Daher wurden die Mitarbeitenden frühzeitig mit einem internen News-Beitrag über das Projekt informiert, begleitet von einer übersichtlichen Anleitung und der Möglichkeit, zu jeder Zeit Feedback zu geben und Fragen zu stellen. „Wir haben die Bedeutung der Umstellung für die einzelnen MitarbeiterInnen und die konkreten Veränderungen angesprochen“, erklärt Marc-Phillip Stuewer, Senior Consultant Change Management. Eine Pilotgruppe testete vorab die neue Lösung. Sie probierte neue Funktionen aus und hatte die technischen Themen im Blick, um die spezifischen Anforderungen der NutzerInnen miteinzubeziehen. Dazu konnte auf eine separate Testumgebung, wie sie bei einer On-Premise Umgebung notwendig ist, verzichtet und stattdessen die bestehende Umgebung von Webex Calling genutzt werden. 

Die Umstellung verlief daran anknüpfend sehr reibungslos. Die gesamte Projektumsetzung konnte innerhalb von vier, anstatt der geplanten sechs Wochen erfolgen. „Der Übergang für die Endanwenderinnen war so nahtlos, dass sie gar keinen großen Unterschied festgestellt haben“, erzählt Nicolas Hildebrandt, Senior Consultant Change Management. „Das war das Ziel. Die Funktionen, die man vorher hatte, nahtlos weiter zur Verfügung zu stellen und gegebenenfalls weitere Funktionen, wie die Verbesserung der Verbindung von Desktop- und Mobile-App zu ergänzen, um flexible Remote-Arbeit zu fördern“, ergänzt Marc-Phillip Stuewer. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht manuell separat einwählen oder anmelden, wenn sie von zu Hause aus arbeiten und sind immer über ihre reguläre geschäftliche Telefonnummer zu erreichen. Sie können außerdem die Konversation vom Desktop-Client auf das Mobilgerät verschieben und nahtlos fortsetzen. „Wir haben hier eine vollständige Telefonanlage, worüber beispielsweise sehr leicht ein Anruf in ein richtiges Webex-Meeting eskaliert werden kann. Ich habe Verbindungen zum Message- und Presence-Teil, der hervorragend funktioniert. Sonderfunktionen wie Sammelanschlüsse, Weiterleiten und Anklopfen sind gegeben. Auch Kontakte und Voicemail sind nahtlos integriert und überführbar“, sagt Marc-Phillip Stuewer. „Dieses integrierte Leistungsspektrum ist das, was die Anwender sich wünschen.“

Performance, Anruf- und Sprachqualität überzeugen

„Mit dem Cisco Call Manager hat man die Infrastruktur bei sich im Haus und besitzt die Hoheit über die Technik. Mit der Cloud gibt man die Kontrolle ab, da herrscht auch Skepsis“, geht Marc-Phillip Stuewer auch auf Bedenken ein, die es innerhalb des Unternehmens vereinzelt gab. „Aber wir konnten diese Skepsis frühzeitig nehmen, indem die Mitarbeitenden nach der Umstellung schnell auf der neuen Plattform und im Alltag wieder voll handlungsfähig waren" ergänzt Nicolas Hildebrandt.

„Wir haben die MitarbeiterInnen am Tag der Umstellung abgeholt“, betont Florian Schröder. Dadurch konnte das Feedback der Mitarbeitenden direkt aufgenommen werden. Über eingerichtete Webex-Support-Bereiche konnten Fragen gestellt werden und es gab einen Tag später die Möglichkeit noch einmal individuelle Fragen und Probleme im Rahmen einer Videosession zu adressieren. Letztlich haben die gute Performance sowie Anruf- und Sprachqualität die Mitarbeitenden überzeugt. Sie können ihre Arbeit nun noch flexibler gestalten, unabhängig von Ort und Gerät, also Laptop, Smartphone oder Tablet. Die Administratoren schätzen neben der einfachen Wartung insbesondere die leichte Skalierbarkeit. Sie können NutzerInnen problemlos hinzufügen oder entfernen. Der Webex Control Hub bietet ihnen hierzu eine schnelle Übersicht über alle genutzten Dienste in der App, sodass sie im Hintergrund Änderungen einfach vornehmen können.   

„Auch für unsere Kunden ist das eine sehr gute Alternative, um diese Verbindung in die große weite Welt zu haben“, stellt Florian Schröder heraus. Denn: „Ich bin davon überzeugt, dass Unternehmen noch eine sehr lange Zeit eine Verbindung in das große öffentliche Telefonnetz dieser Welt brauchen werden. Gerade in Europa hat die Telefonie einen hohen Stellenwert und das wird erstmal auch so bleiben. Daher ist Webex Calling eine sehr gute Telefonie-Lösung, um die alte Welt mit der neuen zu verbinden - egal für welchen Client im Frontend.“