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目次
Service Manager モジュールを使用することで、サービス チームはサービス リクエストおよび関連する提供タスクをレビュー、管理および追跡できます。 Service Manager は、サービス チームのメンバーが次の作業を実行できるようにする、作業管理ツールです。
サービス実行者(「作業の実行」を参照)
サービス チーム マネージャ(「サービス チームの管理」を参照)
サービス確認者(「タスクのレビュー」を参照)
承認者(「タスクの承認」を参照)
提供プラン全体のマネージャまたはプロジェクト マネージャ(「プロジェクトの管理」を参照)
この章の構成は、次のとおりです。
ロールとは、モジュールへのアクセスと 1 つ以上の機能、さらに場合によっては 1 つ以上のオブジェクトレベル権限を組み合わせたものです。
「機能」は、モジュール内で特定の機能を実行するための方法を提供します。 たとえば、My Services の [サービスの参照(Browse for Services)] などです。
「権限」は、オブジェクトを操作できる権利を与えます。 例:オーダー代行(個人または組織単位が対象)
ロールはコンテナの階層構造を使用して構成され、フォルダに非常によく似ています。 この構造により、子ロールが親ロールから機能、権限、およびメンバーを継承する、ロール間の親子関係を構築できます。
Organization Designer モジュールには、多数の事前定義されたロールが用意されています。 これらのロールでは、普通の企業が各ユーザに対して必要とするロールに関する大半の使用事例を反映しています。 このため、一般的にこれらの事前定義されたロールは、必要なロールの大半に適しています。 追加のロールが必要な場合、新しいロールを作成できます。また、既存のロールをコピーしてニーズに合うように変更することもできます。
Organization Designer ユーザ インターフェイスでは、システム定義ロールは でマークされています。
Service Manager モジュールに影響を与えるシステム定義ロールは、次の階層にグループ化されています。
リクエスト履行ロール |
サービス オペレーションのソリューション領域を使用した、要求履行の ITIL プロセスをサポートするロール(セルフサービス リクエスト、リクエスト統制、履行アクティビティの管理と自動化など)。 |
|
サブコンテナ | 説明 | |
履行自動化ロール |
サービス リクエストの履行および提供の自動化をサポートするロール。 |
|
履行管理ロール |
サービス リクエストの履行をサポートするロール。 |
|
リクエスト統制ロール |
サービス リクエストの統制をサポートするロール。 |
|
セルフサービス リクエスト ロール |
サービス リクエストの開始および追跡をサポートするロール。 |
ロール | 説明/機能 | ||
サービスマネージャ |
|
||
サービス実行者 |
詳細については、作業の管理を参照してください。 |
||
サービス チーム管理者 |
|
||
サービス チーム マネージャ |
申請とは、サービス リクエストが作成されるフォームのことです。 My Services 内でサービスが要求されると、申請が作成されます。 申請には、要求を作成した人とサービスを受ける人に関する情報、および要求されたサービスの一般的な情報が格納されます。
Service Manager では、[申請(Requisitions)] ビューを使用して申請の情報を表示できます。
タスクは、提供プロセスの 1 ステップと見なされる定義済みの作業のことです。 タスクは、サービスの提供を完了するために、サービス チームのメンバーにより実行されます。
Service Manager 内のタスクには複数のタイプがあります。
追加(Ad-Hoc) | 価格設定、承認、およびサービスの提供などの事前定義済みのプロセスでタスクを実行する間に、実行者によって作成される新しいタスク。 |
許可(Authorization) | 実行者に対してサービスまたは製品の要求を進める許可を求めるタスク。 承認がない場合、提供プロセスは停止します。 |
レビュー(Review) | 実行者に対して提供プロセスのステップをレビューし、承認することを求める同時実行タスク。 実行者がそのステップを承認するまで、提供プロセスは保留になります。 |
提供タスク(Delivery Task) | 提供プランの 1 ステップであるエンティティに割り当てられたアクティビティで、予定日があります。 |
外部承認(External Authorization) | Prime Service Catalog 以外のシステムに委任された承認タスク。 |
外部レビュー(External Review) | Prime Service Catalog 以外のシステムに委任されたレビュー タスク。 |
外部タスク(External Task) | ヘルプ デスクまたはファイナンス システムなどの Prime Service Catalog 以外のシステムに委任された提供タスク。 外部タスクには予定日があり、強制的に終了させられることがあります。 |
提供タスクのモニタ(Monitor Delivery Task) | マネージャがすべての提供プロセスを表示することを許可するタスクで、プロジェクト マネージャの Service Manager ロールに割り当てられるタスク。 これにより、マネージャはタスクの割り当てと再割り当て、提供プロセスのキャンセル、プロセス終了の宣言ができるようになります。 |
価格設定(Pricing) | サービスの価格設定が [価格設定が必要です(pricing required)] と設定された場合に Prime Service Catalog によって作成されるオプションのタスク。 価格設定タスクはどの承認タスクまたはレビュー タスクよりも前に実行されます。価格を入力して[価格の割り当て(Assign Price)] をクリックするとアクションが実行されます。 |
タスク ステータスとは、タスクの現在の状態です。 次に、提供プロセス中にタスクに割り当てられる可能性のあるステータスを示します。
新規作成(New) | 提供プロセス中に作成されたタスク。 先行する進行中タスクが完了しない限り、タスクは開始されません。 |
進行中(Ongoing) | 現在アクティブなタスク。 |
待機中(Waiting) | 先に実行する追加タスクが作成されて保留にされている進行中タスク。 追加タスクが完了するまで、進行中タスクは待機中に変更されます。 |
キャンセル(Cancelled) | 提供プロセス中、オーダーの依頼者またはカスタマーがオーダーをキャンセルした場合、完了していないタスクはすべてキャンセル タスク ステータスに変わります。 また、追加タスクが完了せずに提供プロセスが完了すると、その追加タスクはキャンセル タスク ステータスに変更され、完了する必要はなくなります。 |
レビュー中(Being Reviewed) | 進行中のレビュー タスクに割り当てられるステータス。 |
レビュー済み(Reviewed) | レビューおよび承認されたタスクのステータス。 |
完了(Completed) | 完了したタスクのステータス。 |
省略(Skipped) | (たとえば分岐ワークフローにより)不要と見なされたタスクであり、実行されないもの。 |
承認済み(Authorized) | サービスに責任を持つファイナンス部門または組織から承認されたタスク。 |
承認作業中(Being Approved) | サービス グループによる承認プロセス中のタスクのステータス。 |
承認(Approved) | サービス グループによって承認されたタスクのステータス。 |
却下(Rejected) | 承認者がサービス リクエストを却下する場合の承認タスクのステータス。 |
「予定日」とは、個別のタスクまたは提供プラン全体を完了させる必要がある日付および時刻です。 この日付は、サービスの設定時に使用したサービス レベルの合意または運用レベル契約で合意した期間を使用して決定されます。
日時は、実行者の作業日に基づいて計算され、実行者の指定された時間帯に従って表示されます。
予定日は申請が送信された際に計算され、すべての承認(存在する場合)が完了した際に再計算されます。 この再計算が行われた後は、予定日が再計算されることはありません。
例:
このため、サービス リクエストが送信されると、予定日は 24 営業時間(承認タスクに 8 時間、提供タスクに 16 時間)の完了期間に基づいて計算されます。
承認タスクに割り当てられた実行者は、1 日 4 時間だけ作業します。 このことと、承認に 8 時間許容されていることから、予定日は予定された開始日付および時刻から 2 日間になります。
承認タスクが完了すると、予定日は再計算されます。 予定日は 24 時間ベースではなくなり、すべての承認が完了した後の提供タスクに対応した 16 時間のみになります。
キューとは、完了する必要があるタスクのリストです。 キューは、類似する機能でまとめられたタスクのリポジトリで、Organization Designer で設定および管理します。
キューにアクセスできる権限を持つユーザは、そのキューのタスクにもアクセスできるので便利です。 これにより、タスクが 1 人のユーザに依存することを回避できます。
サービス実行者またはマネージャは、自分が実行する作業の入っているキューのリストをナビゲーション ペイン内で展開して表示できます。 Service Manager 内のキューの個々のビューは、履行管理ロールによって制御されます。
ユーザのロールに応じて、Service Manager の使用時に、さまざまなアクション ボタンが有効になります。
承認(Approve) | 部署承認、サービス グループ承認、およびファイナンシャル承認で使用されます。 申請またはサービス リクエストの承認に使用されます。 このボタンをクリックすると、提供プロセスが継続されることになります。 |
キャンセル(Cancel) | このオプションが設定されている場合、タスク スーパーバイザは提供タスクをキャンセルできます。 このアクションの後、通常どおりにサービス提供は継続されます。 |
プランのキャンセル(Cancel Plan) | 提供プロセス フェーズの間にサービス リクエストの提供をキャンセルするために、サービス提供プランのプロジェクト マネージャによって使用されます。 このアクションが実行されると、サービス リクエストの提供は継続しません。 |
チェックイン(Check In) | 個々の作業リストから事前に割り当てられた作業キューにタスクを移動します。 |
チェック アウト(Check Out) | 作業キューから個々の作業リストにタスクを移動します。 |
終了(Done) | サービス提供タスクまたは追加タスクを完了します。 |
OK | 部署レビューおよびサービス グループ レビューのために使用します。 |
却下 | 部署承認、サービス グループ承認、およびファイナンシャル承認で使用されます。 サービス リクエストは却下され、提供は継続せず、中断されます。 |
選択項目の却下(Reject Selected) | 申請に関連付けられた複数のサービス リクエストが存在する部署承認およびファイナンシャル承認を表示します。 |
再スケジュール(Reschedule) | 提供プランにおけるタスクの予定日を再スケジュールするために、サービス チーム マネージャまたはプロジェクト マネージャによって使用されます。 |
省略(Skip) | 設定されている場合、開始されていない提供タスクを省略するために、タスク スーパーバイザによって使用されます。 省略されたタスク以外は、プランどおりサービス提供は継続されます。 |
Service Manager では、上記の設定および割り当てに基づいて、特定のステータスにあるさまざまなタスクと申請、さまざまな人員、キュー、サービス チームを検索できます。
通常の検索を実行する場合、検索結果には表示権限が与えられているタスクが表示されます。 一方、表示が許可されているタスクだけでなく、検索条件に一致するシステム内のすべてのタスクを検索できる権限を付与される場合もあります。 この権限は、管理者が Organization Designer を使用して付与するものであるため、管理者に確認してください。
この権限が付与されている場合、タスク ペイン検索の横に [グローバル検索(Global Search)] チェックボックスが表示されます。また、フィルタと検索を実行するときにもこのチェックボックスが表示されます。
これを使用することで、表示権限を与えられているタスクのみを検索するか、または [グローバル検索(Global Search)] をクリックして検索条件に一致するシステム内のすべてのタスクを表示することができます。
タスク ペイン検索によって、検索条件およびステータス条件に基づいてタスクを検索できます。
使用できる検索基準およびステータス基準は、検索を開始する Service Manager ビューによって決まります。
取得タスクを検索するには、次の手順を実行します。
(注) |
特定の色のフラグに関連するタスクを検索した場合、検索結果に指定した色とは異なる色のフラグに関連するタスクが含まれます。これは、タスクのステータスが指定したフラグに関連するステータスから、別のフラグに関連するステータスに変わったためです。 たとえば、あるタスクが遅延ステータスに変更された場合、「青いフラグ」のタスクが「赤いフラグ」のタスクとして表示される可能性があります。 |
データ ペインに表示された現在のタスクの情報は、列のソート矢印をクリックすることで、列の見出しにより昇順または降順にすばやくソートできます。
昇順矢印または降順矢印はその列でソートされていることを示し、一方 は現在その列でソートされていないことを示します。
[フィルタと検索(Filter and Search)] は、基本的なタスク ペイン検索の制限を超えた、タスクまたは申請の検索を可能にする優れたツールです。
[フィルタと検索(Filter and Search)] を効果的に使用するには、次の概念の基本的な理解が必要です。
タスクベースのいずれのビューからも [フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定のタスクを検索できます。
(注) |
申請ビューからはタスクは検索できません。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] ウィンドウで使用できるフィルタを 1 つ以上、任意の組み合わせで使用できます。
権限またはタスク ステータス単位で制限が課せられることはありません。 そのため、作業を実行できないタスクでも検索できます。
タスクを検索する機能は、辞書権限も含め、そのタスクに関連する権限を変更するものではありません。
[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定のタスクを検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ホーム ページで、表示するタスクに関連するビュー名をクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | 条件を保存する場合は、[名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに新しいビュー名を入力して、[保存(Save)] をクリックします。 |
ステップ 5 | または、すべての選択を完了してから、[今すぐ適用(Apply Now)] をクリックします。 |
[申請(Requisitions)] ビューからのみ、[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定の申請を検索できます。
(注) |
[申請(Requisitions)] には、標準的なサービス実行者には通常は役立つものではない限られた量の情報が含まれています。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定の申請を検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ホーム ページの [マイビュー(My Views)] で、[申請(Requisitions)] ビューをクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | 条件を保存する場合は、[名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに新しいビュー名を入力して、[保存(Save)] をクリックします。 |
ステップ 5 | または、すべての選択を完了してから、[今すぐ適用(Apply Now)] をクリックします。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] では、個人用ビューを作成、保存、および管理できます。 個人用ビューは、[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して選択し、保存した検索フィルタおよびその他の設定の集まりで、Service Manager に戻ったときにいつでも再利用できます。
標準ビューの使用中に標準ビューをフィルタリングすることはできますが、いったんそのビューを閉じると、フィルタ設定は保持されません。
[担当作業(My Work)]、[担当可能な作業(Available Work)] などの標準ビューを永続的に変更することはできません。
個人用ビューは、作成する任意のフィルタ設定の集まりであり、それに名前を付けて、保存することができます。
個人用ビューは、ビューを作成したユーザが Service Manager に戻ったときにいつでも使用できます。使用はビューを作成したユーザのみに限定されます。
個人用ビューを変更または削除できるのは、そのビューを作成したユーザのみです。
[環境設定(Preferences)] のデフォルトの Service Manager ビューとして個人用ビューを選択することはできません。 デフォルト ビューとしては標準ビューのみ選択できます。
他のユーザと個人用ビューを共有したり、どのような方法でもパブリッシュしたりすることはできません。
新しいビューを作成し、公開できるのはサイト管理者のみです。
サイト管理者が選択的にビューを公開することはできません。 公開ビューは、すべて(100 %)の Service Manager ユーザに対して表示されます。
公開ビューは非表示にできません。
タスク | 説明 |
---|---|
列データのフィルタリング | [フィルタ(Filter)] 列に目的のフィルタ情報を入力します。 |
表示される行 | すべてのビューで、表示される最大の行数を選択できます。 |
列の選択 | すべてのビューで、表示される列を選択できます。 |
列の移動 |
|
昇順/降順 | 特定の列に対して、ビュー内の情報の表示順序を昇順または降順に設定できます。 |
グループ化 | 1 つの列に基づいて、表示情報をグループ化できます。 タスク ペインの結果は、昇順の予定日でソートされ、同じ予定日の結果はサービス名ごとにグループ化されて表示されます。 |
フィルタと検索では、頻繁に実行する検索に対してカスタム ビューを作成できます。 これらのビューは、ナビゲーション ペインで [マイ ビュー(My Views)] の下に表示されます。 カスタム ビューはイタリック で表示されます。
ビューを保存するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ナビゲーション ペインで、表示するタスクに関連するビュー名をクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | [名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに、新しいビュー名を入力し、[保存(Save)] をクリックします。 |
作成したカスタム ビューは、ナビゲーション ペインの [マイビュー(My Views)] に表示されます。 これらのビューはイタリックで表示されます。
カスタム ビューを削除するには、次の手順を実行します。
作業は、サービス実行者によって実行されます。 サービス実行者とは、作業の実行および提供プラン内のタスクの完了に対して責任を負う、提供組織内の人員のことを指します。 サービス実行者の例には、すべてのハードウェア インベントリを担当する IT 部門のメンバーなどがいます。
特定の実行者の作業タスク一覧からの参照。 「作業の参照」を参照してください。
タスクの実行中に作業情報を追跡するための、作業のチェック アウト。 「作業のチェック アウト」を参照してください。
作業タスクを完了としてマークするための、作業のチェック イン。 「未完了作業のチェック イン」を参照してください。
タスク情報の印刷。 「タスクの印刷」を参照してください。
[自分のカレンダー(My Calendar)] の使用による Microsoft Outlook へのタスク予定日の追加。 「自分のカレンダーの使用」を参照してください。
Service Manager では、複数のデフォルト ビューが使用できます。
デフォルト ビュー | 説明 |
---|---|
担当可能な作業(Available Work) | ユーザのキューに割り当てられた進行中のタスクを表示します。 |
担当作業(My Work) | 担当可能な作業からチェック アウトした進行中タスクと、ユーザに明示的に割り当てられた進行中タスクを表示します。 |
最近の担当作業(My Late Work) | 予定日までに完了していない進行中タスクを表示します。 |
作業の予測(Work Forecasts) | ユーザに明示的に割り当てられた新規タスクを表示します。 これらのタスクはまだ開始されていないため、進行中にはなりません。 |
最近の申請(Recent Requisitions) | 作業を実行済みのすべての申請を表示します。 |
過去の申請(Historical Requisitions) | ステータスが「終了」、「キャンセル」、「提供キャンセル済み」、「却下」となっている完了済み申請を履歴トランザクション テーブルに移行する際に役立ちます。 |
すべてのキュー(All Queues) | 作業を実行するすべてのキューを表示します。 |
サービス チーム(Service Teams) | 管理ビュー。管理するすべてのサービス チームおよびメンバーを表示します。 |
ナビゲーション ペインに表示するカスタム ビューを作成することができます。 デフォルト ビューは標準フォントで表示され、作成したカスタム ビューはイタリック体で表示されます。 カスタム ビューの作成について詳しくは、「ビューの作成」を参照してください。
タスクを表示するには、次の手順を実行します。
ナビゲーション ペインの [マイ ビュー(My Views)] リストで [担当作業(My Work)] をクリックして、ユーザの作業を簡単に確認できます。
タスクを開くと、タスクのすべての情報を表示できます。 対象のタスクの作業を実行する場合は、タスクを開いてからチェック アウトする必要があります。 これにより、複数の実行者が同一のタスクを実行することを回避できます。 必要な情報を入力して作業を完了済みとマークできます。
1 つのタスクを開くには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 | ||
ステップ 2 |
データ ペインで、タスクの申請番号をクリックします。
|
作業対象の複数のタスクを開くと、タスクがそれぞれタブとして開くので、タスクを 1 つずつ作業できます。 複数のタスクを開くには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 | ||
ステップ 2 |
データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。
|
||
ステップ 3 | [開く(Open)] をクリックして、タスクを開きます。 | ||
ステップ 4 |
タスク間を移動するには、ナビゲーション バーで関連する番号をクリックします。 番号は、データ ペイン上のタスクの表示場所に基づいて、タスクに割り当てられています。 リストの先頭のタスクは最初に表示されます。以降も同様です。 |
作業を実行するには、タスクを開き、タスクをチェック アウトし、Service Manager で必要なタスク データを入力しながら作業を実行する必要があります。
以下に、作業を実行して完了するために、サービス実行者がタスクを実行する通常の順序をリストします。
チェック アウトしたタスクを開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。
タスクの大まかな情報を表示する、タスクの詳細を確認しします。 「タスクの詳細の表示」を参照してください。
タスク データを表示して、カスタマーから提供されたオーダー フォームの情報を確認し、必要に応じてデータを更新します。 「タスク データの表示および編集」を参照してください。
タスクを完了済みとしてマークするために、チェックリストで完了済みアクティビティにマークを付けます。 「チェックリスト項目の完了」を参照してください。
提供プロセスのすべてのタスクを表示し、必要な情報を編集します。 「提供プロセスの表示および編集」を参照してください。
タスクにコメントと情報を追加します。 「タスクへのコメントの追加」を参照してください。
添付ファイルがある場合は、タスクに追加します。 「タスクへの添付ファイルの追加」を参照してください。
必要に応じて、追加タスクを作成します。 「追加タスクの表示および作成」を参照してください。
作業成果に関する請求対象時間と情報を入力します。 「作業成果の追跡」を参照してください。
作業を完了します。 「作業の完了」を参照してください。
作業をチェック アウトするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 |
ステップ 2 | データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 |
ステップ 3 | タスクをチェック アウトするには、次のいずれかの方法を使用します。 |
実行する必要があるタスクをレビューするには、タスクを開き、タスクのすべての詳細を確認します。 チェック アウトされた作業を開くには、次の手順を実行します。
ステップ 1 |
ナビゲーション ペインの [マイ ビュー(My Views)] で、チェック アウトされたタスクのビュー名をクリックします。 たとえば、作業をチェック アウトしただけの場合、そのタスクは [担当作業(My Work)] に表示されます。 |
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ステップ 2 | データ ペインで、チェック アウトしたタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 | ||||||||||||||||||
ステップ 3 |
[開く(Open)] をクリックして、タスクを開きます。
* これらの属性は、現在のタスクに設定されている場合のみ表示されます。 |
[タスクの詳細(Task Details)] では、タスクの概要を表示します。 タスクの詳細を表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | 詳細を表示するタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 | [タスクの詳細(Task Details)] をクリックします。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 3 |
[タスクの詳細(Task Details)] ページには、次のフィールドが含まれます。
|
タスクにカスタム フラグを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | フラグを関連付けるタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 | ||
ステップ 2 | [タスクの詳細(Task Details)] をクリックします。 | ||
ステップ 3 |
目的のフラグの色を [フォローアップ(Follow Up)] ボックスから選択します。
|
||
ステップ 4 | [閉じる(Close)] をクリックして、[タスクの詳細(Task Details)] ページを閉じます。 | ||
ステップ 5 | [リフレッシュ(Refresh)] をクリックするか、タスクを開いて、変更を確認します。 |
タスク リストにフラグが表示され、[タスクデータ(Task Data)] ページの予定日情報の横に選択したフラグが表示されます。
ステップ 1 | タスク ベースのデータを入力するタスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 |
[タスクデータ(Task Data)] をクリックします。
他の表示対象フィールドはタスクによって異なり、タスクの完了に関連します。 |
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ステップ 3 | 特定のタスクに対して要求されている追加情報を入力します。 | ||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 4 |
必要な情報を入力したら、[更新(Update)] をクリックして変更を保存します。 あるいは、[リセット(Reset)] をクリックして、デフォルト値に戻します。 データを再入力できるようになります。
|
チェックリスト項目を表示し、それらのチェックボックスをオフにするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||
ステップ 2 | [チェックリスト(Checklist)] をクリックします。 | ||
ステップ 3 | 項目を完了にするには、手順の横にあるチェックボックスをオンにします。 すべての項目を完了にするには、[すべてチェック(Check All)] をクリックします。 | ||
ステップ 4 |
完了したすべての手順のチェックボックスをオンにしたら、[チェックリストの更新(Update Checklist)] をクリックして変更を保存します。
|
[提供プロセス(Delivery Process)] では、提供プロセス内の各タスクの詳細な情報を表示します。 提供プロセスの詳細については、「提供プロセス」を参照してください。提供プロセスのすべてのタスクを表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 |
[提供プロセス(Delivery Process)] をクリックします。
提供プロセス内のタスクは、過去のものから順に表示されます。 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 3 |
提供プロセス内のタスクを表示するには、タスク名をクリックします。
|
タスクにコメントを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [コメントと履歴(Comments and History)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [コメントの追加(Add Comment)] フィールドに、コメントを入力します。 |
ステップ 4 |
[追加(Add)] をクリックします。 [ユーザのコメント(User Comments)] セクションにコメントが表示されます。 |
コメントおよびシステムの履歴を表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 |
[コメントと履歴(Comments and History)] をクリックします。 タスクのすべてのコメントと履歴が表示されます。 |
タスクに追加ドキュメントまたはサポート ドキュメントを追加できます。 追加後、添付ファイルはそのタスクにアクセス可能なすべてのユーザから閲覧できます。
タスクに添付ファイルを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [参照(Browse)] をクリックしてタスクに割り当てる添付ファイルを検索し、[開く(Open)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
[追加(Add)] をクリックします。 タスクに追加される添付ファイルは、サイズ制限を設定したり、特定のファイル タイプを除外したりできる、Prime Service Catalog サイト管理者によって管理されます。 |
[添付ファイル(Attachments)] では、追加資料または補足資料の表示およびタスクへの添付が可能です。
添付ファイルを表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [添付ファイル(Attachments)] で、表示する添付ファイルのファイル名をクリックします。 |
タスクから添付ファイルを削除するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | タスクから削除する添付ファイルの横にあるチェックボックスをオンにします。 |
ステップ 4 | すべての添付ファイルを選択するには、[すべて選択(Select All)] をクリックします。 |
ステップ 5 | [Remove Selected(選択項目の削除)] をクリックします。 |
ステップ 6 | [OK] をクリックします。 |
[追加タスク(Ad-hoc Tasks)] では、現在提供プロセスに存在しない一時的なタスクを作成できます。 現在のタスクと同時に新しいタスクを完了してよいかどうか、または追加タスクが完了するまで提供プロセスを保留にする必要があるかどうかを指定できます。
追加タスクによって、タスクまたはサービス全体の予定日が変更されることはありません。 また、[一時停止(Pause)] が選択されていない場合、提供プランが完了するタイミングで完了していないすべての追加タスクは自動的にキャンセルされます。
タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。
[追加タスク(Ad-Hoc Tasks)] をクリックします。
[追加(Ad-Hoc)] ページでは、以前に作成された現在の追加タスクがすべて表示されます。
追加タスクを作成するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェックアウトしたタスクを開き、[追加タスク(Ad-Hoc Tasks)] をクリックします。 | ||||||||||
ステップ 2 |
[新規追加タスク(New Ad-Hoc Task)] で、次の情報を入力します。
アスタリスク(*)の付いたフィールドは必須フィールドです。 |
||||||||||
ステップ 3 |
[追加タスクの開始(Start Ad-Hoc Task)] をクリックします。
[サイト管理(Site Administration)] 設定を使用し、追加タスク用の電子メール テンプレートを作成することで、タスクの詳細や指示などを追加タスクの実行者に送信する自動通知が可能になります。 |
タスクに設定されている場合、Service Manager では、請求対象時間、作業成果に関する情報、および作業成果のコストをログに記録できます。 この追加コストは、部門に請求されるサービスのコストを上回ります。
作業成果を入力するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||||||||||||||
ステップ 2 | [実行(Effort)] をクリックします。 | ||||||||||||||
ステップ 3 |
[新規タスク実行エントリの追加(Add a New Task Effort Entry)] の下に、以下の情報を入力します。
アスタリスク(*)の付いたフィールドは必須フィールドです。 |
||||||||||||||
ステップ 4 | [追加(Add)] をクリックします。 タスクに携わった複数名の成果を記載する場合、複数のエントリを作成することもできます。 |
タスクの指示がタスクに対して設定されている場合、タスクに対する追加の指示があれば表示されます。
タスクの指示を表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||
ステップ 2 |
[タスクの指示(Task Instructions)] をクリックします。
|
タスクのチェック アウト後にタスクを完了しないことにした場合は、他の実行者がタスクをチェック アウトして完了できるように、タスクを [担当可能な作業(Available Work)] キューに戻すことができます。
完了していない作業をチェック インするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェック アウトしたタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [チェックイン(Check In)] をクリックします。 |
(注) |
すべての手順を完了する前に [終了(Done)] をクリックした場合は、完了するために必要な残りの手順をリストしたエラー メッセージが表示されます。 |
タスクを完了済みとして分類するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェック アウトしたタスクを開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 |
タスクに必要な手順がすべて完了し、情報がすべて入力されていることを確認します。 次のフィールドの確認が必要となる場合もあります。
|
ステップ 3 | [完了(Done)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
エラー メッセージが表示される場合は、メッセージの指示に従い、必要な手順を実行します。 エラー メッセージが表示されない場合は、タスクを完了済みタスクとして正常に送信できたことを意味します。 |
1 つまたは複数のタスクを印刷するには、次の手順を実行します。
[自分のカレンダー(My Calendar)] では、ユーザに割り当てられた、予定日を過ぎていないすべての進行中タスクを追跡します。 [自分のカレンダー(My Calendar)] から Microsoft Outlook にタスクをエクスポートできます。 タスクは Calendar ファイルとしてエクスポートされます。 タスクをエクスポートすると、タスクを開いて、Outlook 予定表に情報を追加したり、予定を保存したりできます。 [自分のカレンダー(My Calendar)] を使用して割り当てられたタスクを表示するには、ナビゲーション バーの [自分のカレンダー(My Calendar)] をクリックします。
Microsoft Outlook にタスクをエクスポートするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | [自分のカレンダー(My Calendar)] で、Outlook にエクスポートするタスクの横にあるオプション ボタンをクリックします。 |
ステップ 2 | [Outlookにエクスポート(Export To Outlook)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [開く(Open)] をクリックして、タスクを Outlook の予定として表示します。 予定には、計算されたタスクの開始日時と終了日時が表示されます。 |
ステップ 4 | 必要に応じて、予定に情報を追加します。 |
ステップ 5 | [保存(Save)]、[閉じる(Close)] をクリックして、Outlook 予定表に予定を保存します。 |
Service Manager に影響のあるマネージャ タイプは複数あり、各マネージャ タイプに異なる責任があります。
ロール | 責任 |
プロジェクト マネージャ | モニタ タスクを使用して、作業の割り当てと再割り当て、プラン全体のキャンセル、プラン終了のラベル付けを実行できます。 |
サービス チーム マネージャ | タスクの割り当てと再割り当て、作業の再スケジューリングを実行できます。 |
タスク スーパーバイザ | 管理用に割り当てられたタスクをキャンセルできます。 これはオプションのロールであり、任意で有効にできます。 |
キュー マネージャ | マネージャが責任を持つキューのリストを、ナビゲーション ペインに表示できます。 |
承認タスクとは、割り当てられた承認者に対してサービス リクエストまたは製品を先に進める許可を求めるタスクです。 承認がない場合、提供プロセスは停止します。 承認タスクを承認または却下するには、次の手順に従います。
ステップ 1 | 承認が割り当てられているタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | タスク情報をレビューします。 |
ステップ 3 | [承認(Approve)] または [却下(Reject)] を適宜クリックします。 |
ステップ 1 | 承認が割り当てられているタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | 表示されるタスク情報をレビューします。 |
ステップ 3 | [OK] をクリックして、レビューが完了したことを確認します。 |
プロジェクト マネージャとは、サービスのすべてのタスクの監視を担当するユーザ、役職、またはキューのことを指します。 サービスがオーダーされると、提供プロセスと同時に実行される「監視」タスクが作成されます。 プロジェクト マネージャの肩書きは、タスクが他のユーザに再割り当てされた場合でも、監視タスクが与えられたユーザに割り当てられます。 この場合、新たなユーザがプロジェクト マネージャになります。
監視タスクでは、プロジェクト マネージャはサービスに関連付けられたすべてのタスクにアクセスできます。 プロジェクト マネージャは、各タスクへの実行者の割り当ておよび再割り当て、タスクの再スケジュール、および提供プランの実行またはキャンセルが可能です。
プロジェクト マネージャは、サービスの提供プラン内で、サービス実行者またはキューを特定のタスクに割り当てることができます。 割り当てを実行するには、プロジェクト マネージャは監視タスクの [人員割り当て(Staffing)] ページを使用します。
タスクに人員の割り当てまたは再割り当てを行うには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | サービスの監視タスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [人員割り当て(Staffing)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [人員割り当て(Staffing)] の下の人員の割り当てまたは再割り当てを行うタスクの横にある [検索(Search)] をクリックします。 |
ステップ 4 | [検索項目(Search for)] フィールドに検索条件を入力し、[検索(Search)] をクリックすると、検索結果が表示されます。 |
ステップ 5 | [検索結果(Search Results)] で、タスクを割り当てる人員の横にあるオプション ボタンをクリックします。 |
ステップ 6 |
[OK] をクリックします。 [人員割り当て(Staffing)] に戻ると、新しい人員がタスクに割り当てられています。 |
ステップ 7 | 他のすべてのタスクに人員の割り当てまたは再割り当てを行うには、ステップ 3 ~ 6 を繰り返します。 |
監視タスクの一環として、Project Manager は、Service Manager 内のすべてのタスクが完了したかどうかにかかわらず、提供プランの完了を宣言することができます。
提供プランを完了としてマークするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | サービスの監視タスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [完了(Done)] をクリックします。 |
プロジェクト マネージャとして、提供タイム ライン内でいつでも提供プランをキャンセルできます。
提供プランをキャンセルするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | サービスの監視タスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [キャンセル(Cancel)] をクリックします。 |
サービス チーム マネージャとは、特定のサービスを管理するユーザ、グループ、または組織のことを指します。 特定のサービスがオーダーされると、マネージャはサービスに関連付けられたすべてのタスクにアクセスでき、タスクへの人員の割り当ておよび再割り当て、および作業の再スケジュールを行います。
サービス チーム マネージャとしてすべてのタスクを実行するには、Organization Designer 内でサービス チーム マネージャ ロールが割り当てられている必要があります。
サービス チーム マネージャ タスクを検索するには、次の手順を実行します。
キュー(Queues) | キューにあるタスクを検索して、別のキューに再割り当てするには、[キュー(Queue)] ビューを使用します。 |
サービス チーム(Service Team) | サービス チーム内で実行者を検索して、他の実行者に作業を再割り当てするには、[サービス チーム(Service Team)] ビューを使用します。 |
サービス チーム マネージャは、サービス チーム メンバーにタスクを割り当てたり、再割り当てしたりできます。
タスクの割り当てまたは再割り当てを行うには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | 割り当てまたは再割り当てするタスクを見つけます。 |
ステップ 2 | タスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 |
ステップ 3 | 適切なビュー([キュー(Queue)] または [サービスチーム(Service Team)])で、目的の実行者を見つけ、オプション ボタンをクリックします。 |
ステップ 4 | [割り当て(Assign)] をクリックします。 |
サービス マネージャは、生成した日付とは別の日付に作業タスクを再スケジュールできます。
作業タスクを再スケジュールするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | 再スケジュールするタスクを見つけます。 |
ステップ 2 | データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにし、[開く(Open)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [再スケジュール(Reschedule)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
特定の日付を割り当てるには、[この日時に設定する(Set to this date and time)] オプションをクリックして、日付と時刻を入力します。 フォーマットは、既存の日付および時刻と一致させる必要があります。 カレンダー アイコンをクリックして、日付と時刻を選択できます。 |
ステップ 5 |
特定の時間が経過した後の算出された日付を割り当てるには、[次の日付以降の最も早い開始日を計算する(Compute earliest starting date after)] オプションをクリックして、表示されるフォーマットを使用して日付と時刻を入力します。 フォーマットは、既存の日付および時刻と一致させる必要があります。 カレンダー アイコンをクリックして、日付と時刻を選択できます。 |
ステップ 6 | 期間をリセットするには、[新規期間(New Duration)] フィールドに時間数を入力します。 |
ステップ 7 | [時間の設定(Set Time)] をクリックします。 |
目次
Service Manager モジュールを使用することで、サービス チームはサービス リクエストおよび関連する提供タスクをレビュー、管理および追跡できます。 Service Manager は、サービス チームのメンバーが次の作業を実行できるようにする、作業管理ツールです。
サービス実行者(「作業の実行」を参照)
サービス チーム マネージャ(「サービス チームの管理」を参照)
サービス確認者(「タスクのレビュー」を参照)
承認者(「タスクの承認」を参照)
提供プラン全体のマネージャまたはプロジェクト マネージャ(「プロジェクトの管理」を参照)
この章の構成は、次のとおりです。
ロールとは、モジュールへのアクセスと 1 つ以上の機能、さらに場合によっては 1 つ以上のオブジェクトレベル権限を組み合わせたものです。
「機能」は、モジュール内で特定の機能を実行するための方法を提供します。 たとえば、My Services の [サービスの参照(Browse for Services)] などです。
「権限」は、オブジェクトを操作できる権利を与えます。 例:オーダー代行(個人または組織単位が対象)
ロールはコンテナの階層構造を使用して構成され、フォルダに非常によく似ています。 この構造により、子ロールが親ロールから機能、権限、およびメンバーを継承する、ロール間の親子関係を構築できます。
Organization Designer モジュールには、多数の事前定義されたロールが用意されています。 これらのロールでは、普通の企業が各ユーザに対して必要とするロールに関する大半の使用事例を反映しています。 このため、一般的にこれらの事前定義されたロールは、必要なロールの大半に適しています。 追加のロールが必要な場合、新しいロールを作成できます。また、既存のロールをコピーしてニーズに合うように変更することもできます。
Organization Designer ユーザ インターフェイスでは、システム定義ロールは でマークされています。
Service Manager モジュールに影響を与えるシステム定義ロールは、次の階層にグループ化されています。
ロール | 説明/機能 | ||
サービスマネージャ |
|
||
サービス実行者 |
詳細については、作業の管理を参照してください。 |
||
サービス チーム管理者 |
|
||
サービス チーム マネージャ |
申請とは、サービス リクエストが作成されるフォームのことです。 My Services 内でサービスが要求されると、申請が作成されます。 申請には、要求を作成した人とサービスを受ける人に関する情報、および要求されたサービスの一般的な情報が格納されます。
タスクは、提供プロセスの 1 ステップと見なされる定義済みの作業のことです。 タスクは、サービスの提供を完了するために、サービス チームのメンバーにより実行されます。
Service Manager 内のタスクには複数のタイプがあります。
追加(Ad-Hoc) | 価格設定、承認、およびサービスの提供などの事前定義済みのプロセスでタスクを実行する間に、実行者によって作成される新しいタスク。 |
許可(Authorization) | 実行者に対してサービスまたは製品の要求を進める許可を求めるタスク。 承認がない場合、提供プロセスは停止します。 |
レビュー(Review) | 実行者に対して提供プロセスのステップをレビューし、承認することを求める同時実行タスク。 実行者がそのステップを承認するまで、提供プロセスは保留になります。 |
提供タスク(Delivery Task) | 提供プランの 1 ステップであるエンティティに割り当てられたアクティビティで、予定日があります。 |
外部承認(External Authorization) | Prime Service Catalog 以外のシステムに委任された承認タスク。 |
外部レビュー(External Review) | Prime Service Catalog 以外のシステムに委任されたレビュー タスク。 |
外部タスク(External Task) | ヘルプ デスクまたはファイナンス システムなどの Prime Service Catalog 以外のシステムに委任された提供タスク。 外部タスクには予定日があり、強制的に終了させられることがあります。 |
提供タスクのモニタ(Monitor Delivery Task) | マネージャがすべての提供プロセスを表示することを許可するタスクで、プロジェクト マネージャの Service Manager ロールに割り当てられるタスク。 これにより、マネージャはタスクの割り当てと再割り当て、提供プロセスのキャンセル、プロセス終了の宣言ができるようになります。 |
価格設定(Pricing) | サービスの価格設定が [価格設定が必要です(pricing required)] と設定された場合に Prime Service Catalog によって作成されるオプションのタスク。 価格設定タスクはどの承認タスクまたはレビュー タスクよりも前に実行されます。価格を入力して[価格の割り当て(Assign Price)] をクリックするとアクションが実行されます。 |
タスク ステータスとは、タスクの現在の状態です。 次に、提供プロセス中にタスクに割り当てられる可能性のあるステータスを示します。
新規作成(New) | 提供プロセス中に作成されたタスク。 先行する進行中タスクが完了しない限り、タスクは開始されません。 |
進行中(Ongoing) | 現在アクティブなタスク。 |
待機中(Waiting) | 先に実行する追加タスクが作成されて保留にされている進行中タスク。 追加タスクが完了するまで、進行中タスクは待機中に変更されます。 |
キャンセル(Cancelled) | 提供プロセス中、オーダーの依頼者またはカスタマーがオーダーをキャンセルした場合、完了していないタスクはすべてキャンセル タスク ステータスに変わります。 また、追加タスクが完了せずに提供プロセスが完了すると、その追加タスクはキャンセル タスク ステータスに変更され、完了する必要はなくなります。 |
レビュー中(Being Reviewed) | 進行中のレビュー タスクに割り当てられるステータス。 |
レビュー済み(Reviewed) | レビューおよび承認されたタスクのステータス。 |
完了(Completed) | 完了したタスクのステータス。 |
省略(Skipped) | (たとえば分岐ワークフローにより)不要と見なされたタスクであり、実行されないもの。 |
承認済み(Authorized) | サービスに責任を持つファイナンス部門または組織から承認されたタスク。 |
承認作業中(Being Approved) | サービス グループによる承認プロセス中のタスクのステータス。 |
承認(Approved) | サービス グループによって承認されたタスクのステータス。 |
却下(Rejected) | 承認者がサービス リクエストを却下する場合の承認タスクのステータス。 |
「予定日」とは、個別のタスクまたは提供プラン全体を完了させる必要がある日付および時刻です。 この日付は、サービスの設定時に使用したサービス レベルの合意または運用レベル契約で合意した期間を使用して決定されます。
日時は、実行者の作業日に基づいて計算され、実行者の指定された時間帯に従って表示されます。
予定日は申請が送信された際に計算され、すべての承認(存在する場合)が完了した際に再計算されます。 この再計算が行われた後は、予定日が再計算されることはありません。
例:
このため、サービス リクエストが送信されると、予定日は 24 営業時間(承認タスクに 8 時間、提供タスクに 16 時間)の完了期間に基づいて計算されます。
承認タスクに割り当てられた実行者は、1 日 4 時間だけ作業します。 このことと、承認に 8 時間許容されていることから、予定日は予定された開始日付および時刻から 2 日間になります。
承認タスクが完了すると、予定日は再計算されます。 予定日は 24 時間ベースではなくなり、すべての承認が完了した後の提供タスクに対応した 16 時間のみになります。
キューとは、完了する必要があるタスクのリストです。 キューは、類似する機能でまとめられたタスクのリポジトリで、Organization Designer で設定および管理します。
キューにアクセスできる権限を持つユーザは、そのキューのタスクにもアクセスできるので便利です。 これにより、タスクが 1 人のユーザに依存することを回避できます。
サービス実行者またはマネージャは、自分が実行する作業の入っているキューのリストをナビゲーション ペイン内で展開して表示できます。 Service Manager 内のキューの個々のビューは、履行管理ロールによって制御されます。
ユーザのロールに応じて、Service Manager の使用時に、さまざまなアクション ボタンが有効になります。
承認(Approve) | 部署承認、サービス グループ承認、およびファイナンシャル承認で使用されます。 申請またはサービス リクエストの承認に使用されます。 このボタンをクリックすると、提供プロセスが継続されることになります。 |
キャンセル(Cancel) | このオプションが設定されている場合、タスク スーパーバイザは提供タスクをキャンセルできます。 このアクションの後、通常どおりにサービス提供は継続されます。 |
プランのキャンセル(Cancel Plan) | 提供プロセス フェーズの間にサービス リクエストの提供をキャンセルするために、サービス提供プランのプロジェクト マネージャによって使用されます。 このアクションが実行されると、サービス リクエストの提供は継続しません。 |
チェックイン(Check In) | 個々の作業リストから事前に割り当てられた作業キューにタスクを移動します。 |
チェック アウト(Check Out) | 作業キューから個々の作業リストにタスクを移動します。 |
終了(Done) | サービス提供タスクまたは追加タスクを完了します。 |
OK | 部署レビューおよびサービス グループ レビューのために使用します。 |
却下 | 部署承認、サービス グループ承認、およびファイナンシャル承認で使用されます。 サービス リクエストは却下され、提供は継続せず、中断されます。 |
選択項目の却下(Reject Selected) | 申請に関連付けられた複数のサービス リクエストが存在する部署承認およびファイナンシャル承認を表示します。 |
再スケジュール(Reschedule) | 提供プランにおけるタスクの予定日を再スケジュールするために、サービス チーム マネージャまたはプロジェクト マネージャによって使用されます。 |
省略(Skip) | 設定されている場合、開始されていない提供タスクを省略するために、タスク スーパーバイザによって使用されます。 省略されたタスク以外は、プランどおりサービス提供は継続されます。 |
Service Manager では、上記の設定および割り当てに基づいて、特定のステータスにあるさまざまなタスクと申請、さまざまな人員、キュー、サービス チームを検索できます。
通常の検索を実行する場合、検索結果には表示権限が与えられているタスクが表示されます。 一方、表示が許可されているタスクだけでなく、検索条件に一致するシステム内のすべてのタスクを検索できる権限を付与される場合もあります。 この権限は、管理者が Organization Designer を使用して付与するものであるため、管理者に確認してください。
この権限が付与されている場合、タスク ペイン検索の横に [グローバル検索(Global Search)] チェックボックスが表示されます。また、フィルタと検索を実行するときにもこのチェックボックスが表示されます。
これを使用することで、表示権限を与えられているタスクのみを検索するか、または [グローバル検索(Global Search)] をクリックして検索条件に一致するシステム内のすべてのタスクを表示することができます。
タスク ペイン検索によって、検索条件およびステータス条件に基づいてタスクを検索できます。
使用できる検索基準およびステータス基準は、検索を開始する Service Manager ビューによって決まります。
サービス マネージャ ビュー | 検索条件 | ステータス条件 |
|
||
申請(Requisitions) |
取得タスクを検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ホーム ページで、[タスク検索(Task Search)] ドロップダウン リストから検索条件を選択します。 |
ステップ 2 | 最初の条件を選択した後に表示されるフィールドで関連する検索条件を指定します。 |
ステップ 3 | [ステータス(Status)] ドロップダウン リストからステータス条件を選択します。 |
ステップ 4 |
[検索(Search)] をクリックします。 検索結果がデータ ペインに表示されます。 |
(注) |
特定の色のフラグに関連するタスクを検索した場合、検索結果に指定した色とは異なる色のフラグに関連するタスクが含まれます。これは、タスクのステータスが指定したフラグに関連するステータスから、別のフラグに関連するステータスに変わったためです。 たとえば、あるタスクが遅延ステータスに変更された場合、「青いフラグ」のタスクが「赤いフラグ」のタスクとして表示される可能性があります。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] は、基本的なタスク ペイン検索の制限を超えた、タスクまたは申請の検索を可能にする優れたツールです。
[フィルタと検索(Filter and Search)] を効果的に使用するには、次の概念の基本的な理解が必要です。
タスクベースのいずれのビューからも [フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定のタスクを検索できます。
(注) |
申請ビューからはタスクは検索できません。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] ウィンドウで使用できるフィルタを 1 つ以上、任意の組み合わせで使用できます。
権限またはタスク ステータス単位で制限が課せられることはありません。 そのため、作業を実行できないタスクでも検索できます。
タスクを検索する機能は、辞書権限も含め、そのタスクに関連する権限を変更するものではありません。
[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定のタスクを検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ホーム ページで、表示するタスクに関連するビュー名をクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | 条件を保存する場合は、[名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに新しいビュー名を入力して、[保存(Save)] をクリックします。 |
ステップ 5 | または、すべての選択を完了してから、[今すぐ適用(Apply Now)] をクリックします。 |
[申請(Requisitions)] ビューからのみ、[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定の申請を検索できます。
(注) |
[申請(Requisitions)] には、標準的なサービス実行者には通常は役立つものではない限られた量の情報が含まれています。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して特定の申請を検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ホーム ページの [マイビュー(My Views)] で、[申請(Requisitions)] ビューをクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | 条件を保存する場合は、[名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに新しいビュー名を入力して、[保存(Save)] をクリックします。 |
ステップ 5 | または、すべての選択を完了してから、[今すぐ適用(Apply Now)] をクリックします。 |
[フィルタと検索(Filter and Search)] では、個人用ビューを作成、保存、および管理できます。 個人用ビューは、[フィルタと検索(Filter and Search)] を使用して選択し、保存した検索フィルタおよびその他の設定の集まりで、Service Manager に戻ったときにいつでも再利用できます。
標準ビューの使用中に標準ビューをフィルタリングすることはできますが、いったんそのビューを閉じると、フィルタ設定は保持されません。
[担当作業(My Work)]、[担当可能な作業(Available Work)] などの標準ビューを永続的に変更することはできません。
個人用ビューは、作成する任意のフィルタ設定の集まりであり、それに名前を付けて、保存することができます。
個人用ビューは、ビューを作成したユーザが Service Manager に戻ったときにいつでも使用できます。使用はビューを作成したユーザのみに限定されます。
個人用ビューを変更または削除できるのは、そのビューを作成したユーザのみです。
[環境設定(Preferences)] のデフォルトの Service Manager ビューとして個人用ビューを選択することはできません。 デフォルト ビューとしては標準ビューのみ選択できます。
他のユーザと個人用ビューを共有したり、どのような方法でもパブリッシュしたりすることはできません。
新しいビューを作成し、公開できるのはサイト管理者のみです。
サイト管理者が選択的にビューを公開することはできません。 公開ビューは、すべて(100 %)の Service Manager ユーザに対して表示されます。
公開ビューは非表示にできません。
フィルタと検索では、頻繁に実行する検索に対してカスタム ビューを作成できます。 これらのビューは、ナビゲーション ペインで [マイ ビュー(My Views)] の下に表示されます。 カスタム ビューはイタリック で表示されます。
ビューを保存するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ナビゲーション ペインで、表示するタスクに関連するビュー名をクリックします。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | 検索およびフィルタ条件を選択します。 「フィルタと検索条件」を参照してください。 |
ステップ 4 | [名前を付けてビューを保存(Save view as)] フィールドに、新しいビュー名を入力し、[保存(Save)] をクリックします。 |
作成したカスタム ビューは、ナビゲーション ペインの [マイビュー(My Views)] に表示されます。 これらのビューはイタリックで表示されます。
カスタム ビューを削除するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | ナビゲーション ペインの [マイビュー(My Views)] の下で、削除するビューのビュー名をクリックして開きます。 |
ステップ 2 | [フィルタと検索(Filter and Search)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [フィルタと検索条件(Filter and Search Criteria)] ウィンドウの左下にある [このビューの削除(Delete This View)] をクリックします。 |
作業は、サービス実行者によって実行されます。 サービス実行者とは、作業の実行および提供プラン内のタスクの完了に対して責任を負う、提供組織内の人員のことを指します。 サービス実行者の例には、すべてのハードウェア インベントリを担当する IT 部門のメンバーなどがいます。
特定の実行者の作業タスク一覧からの参照。 「作業の参照」を参照してください。
タスクの実行中に作業情報を追跡するための、作業のチェック アウト。 「作業のチェック アウト」を参照してください。
作業タスクを完了としてマークするための、作業のチェック イン。 「未完了作業のチェック イン」を参照してください。
タスク情報の印刷。 「タスクの印刷」を参照してください。
[自分のカレンダー(My Calendar)] の使用による Microsoft Outlook へのタスク予定日の追加。 「自分のカレンダーの使用」を参照してください。
Service Manager では、複数のデフォルト ビューが使用できます。
デフォルト ビュー | 説明 |
---|---|
担当可能な作業(Available Work) | ユーザのキューに割り当てられた進行中のタスクを表示します。 |
担当作業(My Work) | 担当可能な作業からチェック アウトした進行中タスクと、ユーザに明示的に割り当てられた進行中タスクを表示します。 |
最近の担当作業(My Late Work) | 予定日までに完了していない進行中タスクを表示します。 |
作業の予測(Work Forecasts) | ユーザに明示的に割り当てられた新規タスクを表示します。 これらのタスクはまだ開始されていないため、進行中にはなりません。 |
最近の申請(Recent Requisitions) | 作業を実行済みのすべての申請を表示します。 |
過去の申請(Historical Requisitions) | ステータスが「終了」、「キャンセル」、「提供キャンセル済み」、「却下」となっている完了済み申請を履歴トランザクション テーブルに移行する際に役立ちます。 |
すべてのキュー(All Queues) | 作業を実行するすべてのキューを表示します。 |
サービス チーム(Service Teams) | 管理ビュー。管理するすべてのサービス チームおよびメンバーを表示します。 |
ナビゲーション ペインに表示するカスタム ビューを作成することができます。 デフォルト ビューは標準フォントで表示され、作成したカスタム ビューはイタリック体で表示されます。 カスタム ビューの作成について詳しくは、「ビューの作成」を参照してください。
タスクを表示するには、次の手順を実行します。
ナビゲーション ペインの [マイ ビュー(My Views)] リストで [担当作業(My Work)] をクリックして、ユーザの作業を簡単に確認できます。
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 | ||
ステップ 2 |
データ ペインで、タスクの申請番号をクリックします。
|
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 | ||
ステップ 2 |
データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。
|
||
ステップ 3 | [開く(Open)] をクリックして、タスクを開きます。 | ||
ステップ 4 |
タスク間を移動するには、ナビゲーション バーで関連する番号をクリックします。 番号は、データ ペイン上のタスクの表示場所に基づいて、タスクに割り当てられています。 リストの先頭のタスクは最初に表示されます。以降も同様です。 |
作業を実行するには、タスクを開き、タスクをチェック アウトし、Service Manager で必要なタスク データを入力しながら作業を実行する必要があります。
以下に、作業を実行して完了するために、サービス実行者がタスクを実行する通常の順序をリストします。
チェック アウトしたタスクを開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。
タスクの大まかな情報を表示する、タスクの詳細を確認しします。 「タスクの詳細の表示」を参照してください。
タスク データを表示して、カスタマーから提供されたオーダー フォームの情報を確認し、必要に応じてデータを更新します。 「タスク データの表示および編集」を参照してください。
タスクを完了済みとしてマークするために、チェックリストで完了済みアクティビティにマークを付けます。 「チェックリスト項目の完了」を参照してください。
提供プロセスのすべてのタスクを表示し、必要な情報を編集します。 「提供プロセスの表示および編集」を参照してください。
タスクにコメントと情報を追加します。 「タスクへのコメントの追加」を参照してください。
添付ファイルがある場合は、タスクに追加します。 「タスクへの添付ファイルの追加」を参照してください。
必要に応じて、追加タスクを作成します。 「追加タスクの表示および作成」を参照してください。
作業成果に関する請求対象時間と情報を入力します。 「作業成果の追跡」を参照してください。
作業を完了します。 「作業の完了」を参照してください。
作業をチェック アウトするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクのリストを参照して表示します。 「作業の参照」を参照してください。 |
ステップ 2 | データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 |
ステップ 3 | タスクをチェック アウトするには、次のいずれかの方法を使用します。 |
ステップ 1 |
ナビゲーション ペインの [マイ ビュー(My Views)] で、チェック アウトされたタスクのビュー名をクリックします。 たとえば、作業をチェック アウトしただけの場合、そのタスクは [担当作業(My Work)] に表示されます。 |
||||||||||||||||||
ステップ 2 | データ ペインで、チェック アウトしたタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 | ||||||||||||||||||
ステップ 3 |
[開く(Open)] をクリックして、タスクを開きます。
これで、タスクのナビゲーション リンクを表示できます。
タスク情報
* これらの属性は、現在のタスクに設定されている場合のみ表示されます。 |
ステップ 1 | 詳細を表示するタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 | [タスクの詳細(Task Details)] をクリックします。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 3 |
[タスクの詳細(Task Details)] ページには、次のフィールドが含まれます。
|
タスクにカスタム フラグを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | フラグを関連付けるタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 | ||
ステップ 2 | [タスクの詳細(Task Details)] をクリックします。 | ||
ステップ 3 |
目的のフラグの色を [フォローアップ(Follow Up)] ボックスから選択します。
|
||
ステップ 4 | [閉じる(Close)] をクリックして、[タスクの詳細(Task Details)] ページを閉じます。 | ||
ステップ 5 | [リフレッシュ(Refresh)] をクリックするか、タスクを開いて、変更を確認します。 |
タスク リストにフラグが表示され、[タスクデータ(Task Data)] ページの予定日情報の横に選択したフラグが表示されます。
ステップ 1 | タスク ベースのデータを入力するタスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 |
[タスクデータ(Task Data)] をクリックします。
[タスク データ(Task Data)] ページには、次のフィールドが含まれます。
タスク データの詳細
他の表示対象フィールドはタスクによって異なり、タスクの完了に関連します。 |
||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 3 | 特定のタスクに対して要求されている追加情報を入力します。 | ||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 4 |
必要な情報を入力したら、[更新(Update)] をクリックして変更を保存します。 あるいは、[リセット(Reset)] をクリックして、デフォルト値に戻します。 データを再入力できるようになります。
|
チェックリスト項目を表示し、それらのチェックボックスをオフにするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||
ステップ 2 | [チェックリスト(Checklist)] をクリックします。 | ||
ステップ 3 | 項目を完了にするには、手順の横にあるチェックボックスをオンにします。 すべての項目を完了にするには、[すべてチェック(Check All)] をクリックします。 | ||
ステップ 4 |
完了したすべての手順のチェックボックスをオンにしたら、[チェックリストの更新(Update Checklist)] をクリックして変更を保存します。
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[提供プロセス(Delivery Process)] では、提供プロセス内の各タスクの詳細な情報を表示します。 提供プロセスの詳細については、「提供プロセス」を参照してください。提供プロセスのすべてのタスクを表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 |
[提供プロセス(Delivery Process)] をクリックします。
[提供プロセス(Delivery Process)] ページには、次のフィールドが含まれます。
提供プロセス内のタスクは、過去のものから順に表示されます。 |
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ステップ 3 |
提供プロセス内のタスクを表示するには、タスク名をクリックします。
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タスクにコメントを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [コメントと履歴(Comments and History)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [コメントの追加(Add Comment)] フィールドに、コメントを入力します。 |
ステップ 4 |
[追加(Add)] をクリックします。 [ユーザのコメント(User Comments)] セクションにコメントが表示されます。 |
コメントおよびシステムの履歴を表示するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 |
[コメントと履歴(Comments and History)] をクリックします。 タスクのすべてのコメントと履歴が表示されます。 |
タスクに追加ドキュメントまたはサポート ドキュメントを追加できます。 追加後、添付ファイルはそのタスクにアクセス可能なすべてのユーザから閲覧できます。
タスクに添付ファイルを追加するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [参照(Browse)] をクリックしてタスクに割り当てる添付ファイルを検索し、[開く(Open)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
[追加(Add)] をクリックします。 タスクに追加される添付ファイルは、サイズ制限を設定したり、特定のファイル タイプを除外したりできる、Prime Service Catalog サイト管理者によって管理されます。 |
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [添付ファイル(Attachments)] で、表示する添付ファイルのファイル名をクリックします。 |
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [添付ファイル(Attachments)] をクリックします。 |
ステップ 3 | タスクから削除する添付ファイルの横にあるチェックボックスをオンにします。 |
ステップ 4 | すべての添付ファイルを選択するには、[すべて選択(Select All)] をクリックします。 |
ステップ 5 | [Remove Selected(選択項目の削除)] をクリックします。 |
ステップ 6 | [OK] をクリックします。 |
[追加タスク(Ad-hoc Tasks)] では、現在提供プロセスに存在しない一時的なタスクを作成できます。 現在のタスクと同時に新しいタスクを完了してよいかどうか、または追加タスクが完了するまで提供プロセスを保留にする必要があるかどうかを指定できます。
追加タスクによって、タスクまたはサービス全体の予定日が変更されることはありません。 また、[一時停止(Pause)] が選択されていない場合、提供プランが完了するタイミングで完了していないすべての追加タスクは自動的にキャンセルされます。
タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。
[追加タスク(Ad-Hoc Tasks)] をクリックします。
[追加(Ad-Hoc)] ページでは、以前に作成された現在の追加タスクがすべて表示されます。
追加タスクを作成するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェックアウトしたタスクを開き、[追加タスク(Ad-Hoc Tasks)] をクリックします。 | ||||||||||
ステップ 2 |
[新規追加タスク(New Ad-Hoc Task)] で、次の情報を入力します。
追加タスクの情報
アスタリスク(*)の付いたフィールドは必須フィールドです。 |
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ステップ 3 |
[追加タスクの開始(Start Ad-Hoc Task)] をクリックします。
ここで作成した追加タスクは、現在のタスクの下の [追加タスク(Ad-Hoc Tasks)] セクションで表示されます。 次の情報が表示されます。
追加タスクの詳細
[サイト管理(Site Administration)] 設定を使用し、追加タスク用の電子メール テンプレートを作成することで、タスクの詳細や指示などを追加タスクの実行者に送信する自動通知が可能になります。 |
タスクに設定されている場合、Service Manager では、請求対象時間、作業成果に関する情報、および作業成果のコストをログに記録できます。 この追加コストは、部門に請求されるサービスのコストを上回ります。
作業成果を入力するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | ||||||||||||||
ステップ 2 | [実行(Effort)] をクリックします。 | ||||||||||||||
ステップ 3 |
[新規タスク実行エントリの追加(Add a New Task Effort Entry)] の下に、以下の情報を入力します。
タスク実行の詳細(Task Effort Details)
アスタリスク(*)の付いたフィールドは必須フィールドです。 |
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ステップ 4 | [追加(Add)] をクリックします。 タスクに携わった複数名の成果を記載する場合、複数のエントリを作成することもできます。 |
ステップ 1 | タスクをチェック アウトし、開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 | |||||||||||||||
ステップ 2 |
[タスクの指示(Task Instructions)] をクリックします。
[タスクの指示(Task Instructions)] ページには、次のフィールドが含まれます。
タスクの指示の詳細
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タスクのチェック アウト後にタスクを完了しないことにした場合は、他の実行者がタスクをチェック アウトして完了できるように、タスクを [担当可能な作業(Available Work)] キューに戻すことができます。
完了していない作業をチェック インするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェック アウトしたタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [チェックイン(Check In)] をクリックします。 |
(注) |
すべての手順を完了する前に [終了(Done)] をクリックした場合は、完了するために必要な残りの手順をリストしたエラー メッセージが表示されます。 |
タスクを完了済みとして分類するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | チェック アウトしたタスクを開きます。 「作業のチェック アウト」および「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 |
タスクに必要な手順がすべて完了し、情報がすべて入力されていることを確認します。 次のフィールドの確認が必要となる場合もあります。
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ステップ 3 | [完了(Done)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
エラー メッセージが表示される場合は、メッセージの指示に従い、必要な手順を実行します。 エラー メッセージが表示されない場合は、タスクを完了済みタスクとして正常に送信できたことを意味します。 |
ステップ 1 | Service Manager ページで、印刷するタスクの隣にあるチェックボックスをオンにします。 複数のボックスをオンにすると、複数のタスクを印刷できます。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ステップ 2 |
[その他のアクション(More Actions)] ドロップダウン メニューから目的の印刷システムを選択します。
次の表に、各印刷オプションで表示される情報を示します。
Service Manager の [印刷(Print)] ウィンドウには、選択したタスクが印刷用にフォーマットされて表示されます。 |
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ステップ 3 |
ブラウザの [ファイル(File)] メニューで、[印刷(Print)] をクリックします。
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[自分のカレンダー(My Calendar)] では、ユーザに割り当てられた、予定日を過ぎていないすべての進行中タスクを追跡します。 [自分のカレンダー(My Calendar)] から Microsoft Outlook にタスクをエクスポートできます。 タスクは Calendar ファイルとしてエクスポートされます。 タスクをエクスポートすると、タスクを開いて、Outlook 予定表に情報を追加したり、予定を保存したりできます。 [自分のカレンダー(My Calendar)] を使用して割り当てられたタスクを表示するには、ナビゲーション バーの [自分のカレンダー(My Calendar)] をクリックします。
Microsoft Outlook にタスクをエクスポートするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | [自分のカレンダー(My Calendar)] で、Outlook にエクスポートするタスクの横にあるオプション ボタンをクリックします。 |
ステップ 2 | [Outlookにエクスポート(Export To Outlook)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [開く(Open)] をクリックして、タスクを Outlook の予定として表示します。 予定には、計算されたタスクの開始日時と終了日時が表示されます。 |
ステップ 4 | 必要に応じて、予定に情報を追加します。 |
ステップ 5 | [保存(Save)]、[閉じる(Close)] をクリックして、Outlook 予定表に予定を保存します。 |
Service Manager に影響のあるマネージャ タイプは複数あり、各マネージャ タイプに異なる責任があります。
承認タスクとは、割り当てられた承認者に対してサービス リクエストまたは製品を先に進める許可を求めるタスクです。 承認がない場合、提供プロセスは停止します。 承認タスクを承認または却下するには、次の手順に従います。
ステップ 1 | 承認が割り当てられているタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | タスク情報をレビューします。 |
ステップ 3 | [承認(Approve)] または [却下(Reject)] を適宜クリックします。 |
ステップ 1 | 承認が割り当てられているタスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | 表示されるタスク情報をレビューします。 |
ステップ 3 | [OK] をクリックして、レビューが完了したことを確認します。 |
プロジェクト マネージャとは、サービスのすべてのタスクの監視を担当するユーザ、役職、またはキューのことを指します。 サービスがオーダーされると、提供プロセスと同時に実行される「監視」タスクが作成されます。 プロジェクト マネージャの肩書きは、タスクが他のユーザに再割り当てされた場合でも、監視タスクが与えられたユーザに割り当てられます。 この場合、新たなユーザがプロジェクト マネージャになります。
監視タスクでは、プロジェクト マネージャはサービスに関連付けられたすべてのタスクにアクセスできます。 プロジェクト マネージャは、各タスクへの実行者の割り当ておよび再割り当て、タスクの再スケジュール、および提供プランの実行またはキャンセルが可能です。
プロジェクト マネージャは、サービスの提供プラン内で、サービス実行者またはキューを特定のタスクに割り当てることができます。 割り当てを実行するには、プロジェクト マネージャは監視タスクの [人員割り当て(Staffing)] ページを使用します。
タスクに人員の割り当てまたは再割り当てを行うには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | サービスの監視タスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [人員割り当て(Staffing)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [人員割り当て(Staffing)] の下の人員の割り当てまたは再割り当てを行うタスクの横にある [検索(Search)] をクリックします。 |
ステップ 4 | [検索項目(Search for)] フィールドに検索条件を入力し、[検索(Search)] をクリックすると、検索結果が表示されます。 |
ステップ 5 | [検索結果(Search Results)] で、タスクを割り当てる人員の横にあるオプション ボタンをクリックします。 |
ステップ 6 |
[OK] をクリックします。 [人員割り当て(Staffing)] に戻ると、新しい人員がタスクに割り当てられています。 |
ステップ 7 | 他のすべてのタスクに人員の割り当てまたは再割り当てを行うには、ステップ 3 ~ 6 を繰り返します。 |
監視タスクの一環として、Project Manager は、Service Manager 内のすべてのタスクが完了したかどうかにかかわらず、提供プランの完了を宣言することができます。
提供プランを完了としてマークするには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | サービスの監視タスクを開きます。 「タスクの開き方」を参照してください。 |
ステップ 2 | [完了(Done)] をクリックします。 |
サービス チーム マネージャ タスクを検索するには、次の手順を実行します。
ステップ 1 | 再スケジュールするタスクを見つけます。 |
ステップ 2 | データ ペインで、開くタスクの横にあるチェックボックスをオンにし、[開く(Open)] をクリックします。 |
ステップ 3 | [再スケジュール(Reschedule)] をクリックします。 |
ステップ 4 |
特定の日付を割り当てるには、[この日時に設定する(Set to this date and time)] オプションをクリックして、日付と時刻を入力します。 フォーマットは、既存の日付および時刻と一致させる必要があります。 カレンダー アイコンをクリックして、日付と時刻を選択できます。 |
ステップ 5 |
特定の時間が経過した後の算出された日付を割り当てるには、[次の日付以降の最も早い開始日を計算する(Compute earliest starting date after)] オプションをクリックして、表示されるフォーマットを使用して日付と時刻を入力します。 フォーマットは、既存の日付および時刻と一致させる必要があります。 カレンダー アイコンをクリックして、日付と時刻を選択できます。 |
ステップ 6 | 期間をリセットするには、[新規期間(New Duration)] フィールドに時間数を入力します。 |
ステップ 7 | [時間の設定(Set Time)] をクリックします。 |