ในปัจจุบันได้มีการกล่าวถึงการทำ E-Procurement หรือการจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์กันอย่างมาก ทั้งในภาครัฐและ ภาคเอกชน โดยทางภาครัฐได้มอง E-Procurement เป็นส่วนหนึ่งของการก้าวไปสู่ยุค e-Government และในภาคเอกชนเอง ก็ได้เล็งเห็นถึงประโยชน์ในการใช้งานอย่างมาก
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือที่รู้จักกันว่า E-Procurement ได้นำเอาเทคโนโลยีด้านอินเทอร์เน็ตมาใช้ ในกระบวนการจัดซื้อของวงจรห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ตราบเท่าที่การดำเนินธุรกิจยังต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการ และบริหารการเงิน ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการแล้วล่ะก็ E-Procurement นับเป็นสิ่งจำเป็นทีเดียว ที่จะทำให้เราบรรลุจุดประสงค์เหล่านั้นได้
กระบวนการของ E-Procurement โดยทั่วไปแล้วจะเริ่มจาก 1.การคัดเลือกผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย 2.ติดต่อขอใบเสนอราคา 3.ขออนุมัติในการสั่งซื้อ 4.ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย 5.ระบุจำนวนและกำหนดระยะเวลาส่งมอบ 6.การจัดส่งสินค้า 7.การออกใบเรียกเก็บเงิน และ 8.การชำระค่าสินค้าและบริการ
E-Procurement หรือ Electronics Procurement ก็คือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ดำเนินการผ่านทางอินเทอร์เน็ต โดยเป็นไปอย่างอัตโนมัติบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นระบบที่ผสานการทำงานระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย โดยโซลูชันนี้ ยังสามารถให้ข้อมูลที่สำคัญ และช่วยให้ท่านสามารถตัดสินใจ ในการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า และบริการได้ดียิ่งขึ้น ทั้งนี้ความสามารถของ E-Procurement นั้นโดยทั่วไปแล้ว ก็จะเริ่มจากการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการออนไลน์แบบง่ายๆ จนไปถึงสามารถต่อเชื่อมไปยังตลาดซื้อขายแบบอิเล็คทรอนิกส์ทั้งระบบ โดยจะมีวิวัฒนาการเป็นขั้นๆ ซึ่งสามารถแบ่ง ออกมาได้เป็น 4 เฟสดังต่อไปนี้
- ระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน (Internal Buy-Side System) ในเฟสแรกนี้แผนกจัดซึ้อจะทำกิจกรรมด้านการจัดซื้อแบบออนไลน์ โดยผู้ซื้อสามารถค้นหาสินค้าจากบัญชีสินค้ารวมแบบออนไลน์ ซึ่งรวบรวมจากหลากหลายบริษัท และหลายผู้ผลิต และทำการจัดซื้อสินค้าผ่านทางเว็บ ซึ่งในเฟสนี้นับเป็นรากฐานสำคัญ ในการขยายการทำงานของการดำเนินการด้าน E-Procurement ต่อไป
- ระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง (Direct Purchasing System) สำหรับเฟสที่สองนี้ องค์กรของท่านและผู้ขายได้มีการต่อเชื่อมกันอย่างใกล้ชิด ซึ่งทำให้สามารถย่นและลดเวลาในด้านการเตรียมเอกสารเบื้องต้น และการขึ้นบัญชีผู้ค้า โดยยังสามารถแบ่งปันข้อมูลต่างๆ กับผู้ขายผ่านทางเว็บได้อีกด้วย ซึ่งจะสามารถย่นเวลาในการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเครดิต การตรวจสอบที่อยู่ที่จะทำ การจัดส่งและกระบวนการอื่นๆ
- การเข้าสู่ตลาดอิเล็คทรอนิกส์ (E-Marketplace Involvement) ในขั้นตอนนี้บริษัทหรือองค์กรจะเข้าร่วมหรืออาจจะเป็นผู้พัฒนา e-marketplace ขึ้นเอง โดยรูปแบบจะเป็นการทำงานผ่านทางเว็บที่รวบรวมให้ผู้ซื้อ ผู้ขาย และคนกลางเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งจะเพิ่มการแข่งขันกันระหว่างผู้ขายและ เปิดโอกาสให้ผู้ขายได้พบกับผู้ซื้อกลุ่มใหญ่ในตลาด โดย E-Marketplace ได้นำเสนอการกำหนดราคาแบบลอยตัว การรวมจำนวนการสั่งซื้อ ผู้ขายที่หลากหลาย และการทำงานร่วมกันอย่างลงตัว
- การทำงานร่วมกัน (Collaboration) ในเฟสสุดท้ายนี้ บริษัทจะทำการต่อเชื่อมระบบการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร เข้ากับระบบของผู้ขายผ่านทางโครงข่ายคู่ค้าภายนอก (Partner Extranet) ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีความปลอดภัยสูง ผ่านทางโครงข่ายอินเทอร์เน็ตสาธารณะ เมื่อไรก็ตามที่ต้องการสินค้าหรือบริการ ระบบนี้ก็สามารถทำงานตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างอัตโนมัติ ตั้งแต่ตรวจสอบว่ามีสินค้าเพียงพอหรือไม่ จัดตารางการจัดส่งสินค้า และดำเนินการชำระค่าสินค้าและบริการ ทั้งนี้ระบบ E-Marketplace สามารถต่อเชื่อมเข้า กับผู้ค้าหลายๆ รายได้ในเวลาเดียวกัน โดยอาศัยมาตรฐานกลางของระบบจัดซื้อจัดจ้าง
ประโยชน์มากมายจากระบบ E-Procurement สามารถช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายได้ ทั้งทางตรงและทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นราคาของวัตถุดิบ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในกระบวนการผลิตที่ลดลง นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างได้ โดยเป็นผลจากการจัดการในการเลือก ผู้ผลิต/ผู้จำหน่ายสินค้าและบริการ ที่ให้สินค้าคุณภาพดี และราคาเป็นที่น่าพอใจ และการลดต้นทุนจากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ของเจ้าหน้าที่ในแผนกจัดซื้อ ซึ่งรวมไปถึงการลดกระบวนการที่อาศัยระบบเอกสารที่เป็นกระดาษออกไป ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้ว E-Procurement สามารถช่วยท่านประหยัด ได้ประมาณ 15-35 เปอร์เซนต์ โดยขึ้นอยู่กับระดับของการใช้งาน ทางด้านระบบบัญชี และระบบรายงานนั้น ก็สามารถตรวจสอบ และติดตามการสั่งซื้อสินค้าและบริการต่างๆ ได้แบบออนไลน์ ซึ่งช่วยให้มีความถูกต้องมากกว่าการทำงานในอดีต ที่อาจเกิดความผิดพลาดจากการใช้ระบบเอกสารได้ และที่สำคัญที่สุดก็คือ ความสะดวกรวดเร็ว
การวัดความสำเร็จในการทำ E-Procurement นั้นก็เหมือนกับการวัดความสำเร็จของแผนกจัดซื้อของท่าน ในอดีตที่ผ่านมา ซึ่งโดยมากก็จะเป็นการวัดความสามารถที่จะได้สินค้าและบริการที่มีคุณภาพดี ราคาที่เหมาะสม และการจัดส่ง สินค้าที่ตรงเวลา ตลอดจนลดจำนวนในการส่งคืนสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ และในทางอ้อม ก็สามารถดูได้จาก ค่าจัดเก็บสินค้า ค่าวัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายในการส่งสินค้าโดย E-Procurement สามารถมีส่วนทั้งในทางตรงและทางอ้อม การตรวจสอบและวัดผลกิจกรรมด้านการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นสิ่งจำเป็นที่จะบ่งชี้จุดที่เป็นปัญหา และจุดที่เป็นผลสำเร็จโดย ระบบ E-Procuement สามารถบอกได้ว่า บริษัทกำลังทำงานได้อย่างถูกต้องหรือไม่ ซึ่งอยากจะให้มองระบบออนไลน์นี้ เป็นเสมือนเครื่องมือที่จะช่วยในการระบุกิจกรรมที่จะตรวจสอบและทำการแก้ไข
โดยสรุปแล้วกิจกรรมด้าน E-Procurement สามารถช่วยให้ท่าน จัดการรายชื่อผู้ขาย ลดต้นทุน พัฒนาการลื่นไหลของข้อมูล และยังจัดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งในระหว่างการดำเนินการ และใช้งานโซลูชันด้าน E-Procurement นั้น ท่านต้องเตรียมพร้อมในการจัดการสำหรับความเปลี่ยนแปลงในด้านกลยุทธ์ กระบวนการ บุคลากร และเทคโนโลยี โดยที่ความสำเร็จในการทำ E-Procurement นี้จะส่งผลโดยตรงต่อธุรกิจโดยภาพรวม ด้วยผลลัพท์ทางด้านบวกในทุกๆ ด้าน ที่เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ เช่นการลดต้นทุน และผลกำไรที่สูงขึ้นเป็นต้น
